Wie wir mit Ihren Daten umgehen.
Eine vollständige Datenschutzerklärung nach Art. 13 DSGVO — wer verantwortlich ist, welche Datenpunkte wir auf welcher Rechtsgrundlage erheben, an wen sie gehen, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte Sie als Betroffener haben.
Stand: 16.08.2026Kontaktformular · Pilot-Anfrage
- Datenpunkt · Data
- Name, Firma, Telefon, E-Mail, Branche, gewählter Termin-Slot und optionale Notiz; zudem UTM-Parameter (utm_source, utm_medium, utm_campaign) zur Marketing-Auswertung.
- Zweck · Purpose
- Bearbeitung und Bestätigung Ihrer Pilot-Anfrage, telefonische Termin-Vorbereitung und Versand einer Bestätigungs-E-Mail mit dem ausgewählten Slot.
- Rechtsgrundlage · Legal basis
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO · vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage hin; ergänzend lit. f zur Reichweiten-Messung unserer Anzeigen.
- Empfänger · Recipient
- E-Mail-Versand über den Polsia-E-Mail-Proxy; Hosting der Datenbankanfragen auf EU-Servern in Frankfurt am Main.
- Speicherdauer · Retention
- Die Anfrage wird als ContactMessage-Datensatz angelegt; Aufbewahrung für die Dauer der vorvertraglichen Kommunikation, längstens 24 Monate. UTM-Werte verbleiben in der E-Mail-Proxy-Log-Antwort und werden nicht separat gespeichert.
Pilot-Onboarding · Branchen-Konfigurator
- Datenpunkt · Data
- Branche (z. B. Zahnarzt, Dachdecker, Klempner, Med-Spa, Immobilienmakler) und das Ergebnis Ihrer Konfiguration.
- Zweck · Purpose
- Anzeige der branchen-spezifischen Konfigurations-Vorschau (KI-Antwortskript, SMS-Folge-Sequenz, Online-Buchungs-Link). Es findet keine Speicherung Ihrer Konfiguration statt.
- Rechtsgrundlage · Legal basis
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO · berechtigtes Interesse an einer performanten, lokalisierten Vorschau; kein Personenbezug, da die Branchen-Auswahl nicht mit Ihrer Identität verknüpft wird.
- Empfänger · Recipient
- Statische Inhaltsauslieferung über Next.js auf EU-Servern; keine externe Drittpartei beteiligt.
- Speicherdauer · Retention
- Keine Speicherung. Die Branchen-Auswahl wird ausschließlich in Ihrer Browser-Sitzung gehalten und beim Verlassen der Seite gelöscht.
Wartezettel · Vorab-Benachrichtigung
- Datenpunkt · Data
- E-Mail-Adresse; optional Name, Branche und Telefonnummer, soweit vom Formular akzeptiert.
- Zweck · Purpose
- Aufnahme in unsere Vorab-Warteliste und Versand einer Bestätigungs-E-Mail; später gelegentliche Updates zu Branchen-Updates.
- Rechtsgrundlage · Legal basis
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO · Einwilligung durch Abgabe der E-Mail im Double-Opt-In-Feld; ergänzend lit. b zur Vertrags-Anbahnung.
- Empfänger · Recipient
- Nachricht geht über den Polsia-E-Mail-Proxy; Versand erfolgt aus der EU.
- Speicherdauer · Retention
- Ihre E-Mail bleibt in der WaitlistEntry-Tabelle, bis Sie sich abmelden oder die Eintragung 24 Monate ruht.
Telefonie · KI-gestützte Anruf-Annahme
- Datenpunkt · Data
- Anrufer-Telefonnummer, Anrufzeitpunkt, Anruf-Dauer und ggf. eine Tonaufnahme; bei Bedarf extrahierte Inhalts-Felder (Intent, Notfall-Status, gewählter Slot).
- Zweck · Purpose
- Annahme eingehender Anrufe in < 30 s, Terminkonfiguration, Eskalation an Ihre Rezeption und SMS-Bestätigung an den Anrufer.
- Rechtsgrundlage · Legal basis
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO · Vertragserfüllung gegenüber Ihren Endkunden; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f zur Aufrechterhaltung eines reibungsfreien Betriebs. Sofern Sie Tonaufnahmen aktivieren, stützt lit. a die Verarbeitung auf eine dokumentierte Einwilligung des Anrufers.
- Empfänger · Recipient
- Sprach- und Telefonie-Anbieter im EU-Raum (SIP-Trunk, Voice-Stack). Verarbeitung gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; Hosting in der EU.
- Speicherdauer · Retention
- Anruf-Metadaten 30 Tage; Tonaufnahmen, sofern aktiviert, längstens 30 Tage mit vorzeitiger Löschung auf Anfrage.
- lit. a · Einwilligung
Wenn Sie aktiv einer Verarbeitung zustimmen — etwa beim Eintrag in die Vorab-Warteliste oder bei aktivierter Anruf-Aufzeichnung.
- lit. b · Vertrag & vorvertragliche Maßnahmen
Wenn die Verarbeitung für die Beantwortung Ihrer Anfrage, die Erbringung unserer Dienste oder die Termin-Bestätigung erforderlich ist.
- lit. f · Berechtigtes Interesse
Wenn die Verarbeitung nötig ist, um die Sicherheit, Performance und Reichweitenmessung unserer Plattform sicherzustellen — stets abgewogen gegen Ihre Grundrechte.
- E-Mail-Proxy (Polsia)
Ausgehende E-Mails (Bestätigungen, Pilot-Folgemails) laufen über Polsias authentifizierten E-Mail-Proxy; Versand aus der EU.
- Hosting in der EU
Anwendungs- und Datenbank-Server laufen in Frankfurt am Main. Es findet keine Übermittlung in ein Drittland außerhalb des EWR statt.
- Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)
Stripe (Zahlungs-Abwicklung), Twilio / Voice-Stack (Telefonie), Hosting-Anbieter — alle mit Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Standort.
5 · Speicherdauer
Anruf-Metadaten und Tonaufnahmen löschen wir nach 30 Tagen. Pilot-Anfragen bleiben 24 Monate zur Nachvollziehbarkeit Ihrer Anfrage gespeichert. Vorab-Warteliste-Daten leben bis zu Ihrer Abmeldung oder 24 Monate Inaktivität. Rechnungsbezogene Daten halten wir gemäß § 147 AO 10 Jahre. Darüber hinaus erfolgt eine Löschung, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.
- Theme-Cookie
Speichert Ihre bevorzugte Helldunkel-Einstellung (lokal im Browser, kein Tracking).
- Locale-Cookie
Speichert die Sprachauswahl (Deutsch/Englisch); rein funktional.
- Analytics nur auf Opt-in
Polsia-eigene Analytics werden nur geladen, wenn Sie der Cookie-Banner explizit zustimmen. Es werden keine Drittanbieter-Skripte für Werbung oder Cross-Site-Tracking geladen.
- Auskunft (Art. 15)
Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
- Berichtigung (Art. 16)
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Ergänzung unvollständiger Daten verlangen.
- Löschung (Art. 17)
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.
- Widerspruch (Art. 21)
Sie können jederzeit Widerspruch gegen eine Verarbeitung einlegen, die wir auf berechtigtes Interesse stützen.
- Datenübertragbarkeit (Art. 20)
Sie können die Bereitstellung Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format verlangen, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht.
8 · Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde — insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes — zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. In Deutschland ist dies der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) bzw. die Landesdatenschutzbehörde Ihres Bundeslandes.
9 · Stand dieser Erklärung
Dieses Dokument wird fortlaufend an die rechtliche und technische Entwicklung angepasst. Die jeweils aktuelle Fassung ist hier veröffentlicht; das Stand-Datum oben gibt Auskunft über die letzte Aktualisierung.