Q: Was kostet der Pilot pro Monat – und was ist in der Pilot-Phase inklusive?

Die KI-Telefonannahme ist ohne Setup-Gebühr und ohne Vertragsbindung verfügbar. Sie zahlen eine monatliche Mandatsgebühr, gestaffelt nach Anruf-Volumen und Branche – die genauen Pakete finden Sie auf /preise. Inklusive sind 24/7-Abdeckung, SMS-Bestätigung und SMS-Erinnerung 24 Stunden vor Termin. Die Pilot-Phase legt das gleiche Paket zugrunde – mit dem Unterschied, dass die ersten 30 Tage als Messung laufen. Sie erhalten am Ende einen Bericht mit Wiedergewinnungs-Rate, zusätzlichen Terminen pro Monat und No-Show-Reduktion. Wer den Pilot-Bericht sieht, entscheidet anschließend ohne Lock-in: verlängern, erweitern oder zurück zur Sprachbox.

Question 1

Wie funktioniert die KI-Telefon­annahme in den ersten 30 Sekunden eines Anrufs?

Accepted Answer

Die KI geht binnen 30 Sekunden ran, erkennt Anliegen und Absicht mit einem domänen-trainierten Sprachmodell und schlägt auf Wunsch einen freien Termin vor. Sobald der Anrufer zusagt, geht die SMS-Bestätigung raus und der Termin landet in Ihrem Kalender – ohne Helferin, ohne Warteschleife, ohne Sprachbox. Sie behalten Rufnummer und Anbieter; die Anbindung läuft per SIP-Trunk oder VoIP-Gateway (NFON, Placetel, Easybell, sipgate) oder über ein Analog-Gateway für klassische ISDN-Anlagen. Nach dem Onboarding-Call ist die Annahme in 7 Werktagen produktiv, ohne Vor-Ort-Termin.

Question 2

Welche Stimme und welchen Tonfall bekommt die KI – und klingt sie nach KI oder nach unserem Betrieb?

Accepted Answer

Im Auslieferungs-Zustand erkennt die KI Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch. DACH-Dialekte – Bairisch, Schwäbisch, Kölsch, Berlinerisch oder Schweizerdeutsch – werden mit 94 % bis 97 % Erkennungs-Rate verarbeitet. Im 30-Minuten-Onboarding-Call konfigurieren wir Ihren Tonfall und Ihren Branchen-Wortschatz: typische Produkt-Namen, Schadens-Bilder und Versicherungs-Begriffe. So klingt die KI wie Ihre Anmeldung statt wie ein anonymes Callcenter.

Question 3

Was kostet der Pilot pro Monat – und was ist in der Pilot-Phase inklusive?

Accepted Answer

Die KI-Telefon­annahme ist ohne Setup-Gebühr und ohne Vertragsbindung verfügbar. Sie zahlen eine monatliche Mandatsgebühr, gestaffelt nach Anruf-Volumen und Branche – die genauen Pakete finden Sie auf /preise. Inklusive sind 24/7-Abdeckung, SMS-Bestätigung und SMS-Erinnerung 24 Stunden vor Termin. Die Pilot-Phase legt das gleiche Paket zugrunde – mit dem Unterschied, dass die ersten 30 Tage als Messung laufen. Sie erhalten am Ende einen Bericht mit Wiedergewinnungs-Rate, zusätzlichen Terminen pro Monat und No-Show-Reduktion. Wer den Pilot-Bericht sieht, entscheidet anschließend ohne Lock-in: verlängern, erweitern oder zurück zur Sprachbox.

Question 4

Wann rechnet sich die KI-Annahme – und ab welchem Anruf-Volumen lohnt sie sich für kleine Betriebe?

Accepted Answer

Faustregel: ab 150 Anrufen pro Monat rechnet sich die KI-Annahme typischerweise nach 8 bis 14 Wochen. Eine typische Zahnarztpraxis kommt im Pilot auf 24 bis 31 zusätzliche Termine pro Monat, ein Makler-Büro auf 28 bis 34, ein Dachdecker-Betrieb in der Sturm-Saison auf 38 bis 42. Wer weniger Volumen hat, sortiert die Erwartung im Vorab-Call. Wir empfehlen in diesem Fall einen kurzen Probemonat, um die konkrete Sprachbox-Quote zu messen – damit der Pilot-Bericht mit belastbaren Zahlen startet statt mit Annahmen.

Question 5

Wo laufen die Aufnahmen, wann werden sie gelöscht – und wer ist Auftragsverarbeiter gemäß DSGVO?

Accepted Answer

Alle Aufnahmen laufen auf EU-Servern in Frankfurt und werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Patientendaten gehen nie in ein US-Modell. Der Pilot-Vertrag deckt die Auftragsverarbeitung gemäß DSGVO ab – mit Verarbeitungs-Verzeichnis und einer Datenkarte pro Anruf. Sie haben ein Auskunfts-Recht auf jede Aufnahme, ein Lösch-Recht binnen 30 Tagen und ein Widerspruchs-Recht gegen automatisierte Verarbeitung. Im Pilot-Audit-Log ist die Verarbeitung pro Anruf nachvollziehbar – inklusive Lösch-Zeitpunkt und verantwortlicher Stelle.

Question 6

Was muss die KI zusätzlich zur DSGVO erfüllen, wenn die EU-KI-Verordnung greift?

Accepted Answer

Die KI fällt unter die EU-KI-VO in die Risiko-Klasse 'minimal' – sie entscheidet nicht über Menschen und führt keine biometrische Profilierung durch. Was sie zusätzlich zur DSGVO erfüllen muss: Transparenz gegenüber Anrufer:innen (offene Kennzeichnung als KI-System), Audit-Log pro Anruf und eine klare menschliche Eskalations-Option. Im Pilot-Setup dokumentieren wir diese Punkte schriftlich: Risiko-Klassifizierung, kein biometrisches Profiling, Anrufer-Information in der ersten Gesprächs-Sekunde, Audit-Log mit Zeitstempel und verantwortlicher Stelle. Wer Wert auf eine zusätzliche Compliance-Stempelung legt, bekommt die EU-KI-VO-konforme Dokumentation auf Anfrage.

Question 7

Für welche Branchen ist die KI-Annahme gedacht – und wo lohnt sie sich nicht?

Accepted Answer

Vier Profile messen den größten Sprung: beratungs-intensive Dienstleister (Med-Spas, Kanzleien, Makler, Steuerberatung), Notdienst-lastige Branchen (Dachdecker, Klempner, Schlüsseldienst, Kfz-Werkstätten), Termin-getriebene Praxen (Zahnärzte, Physio, Augenoptik) und akquise-intensive Handwerks-Betriebe mit kurzem Auftragszyklus. Was sich weniger rechnet: reine Online-Shops ohne Telefon-Beratung, anonyme Selbstbedienungs-Terminals und Branchen, in denen ein Anruf selten zu einem Auftrag wird. In diesen Profilen ist die Erreichbarkeit kein Flaschenhals – die KI bringt dann weniger zusätzliche Termine und sollte vor dem Pilot mit dem Pilot-Team sortiert werden.

Question 8

Lässt sich die KI mit Doctolib, Medisoft, CHARLY oder unserem eigenen Kalender verbinden?

Accepted Answer

Die KI koppelt sich an Doctolib, Medisoft, CHARLY und alle gängigen Praxis-Systeme über standardisierte iCal-/OAuth-Schnittstellen. Wer einen eigenen Google- oder Microsoft-Kalender nutzt, verbindet ihn ebenfalls binnen 30 Minuten – ohne Custom-Setup. Was die Anbindung konkret löst: Doppelbuchungen werden verhindert, weil die KI vor jedem Slot-Vorschlag die Verfügbarkeit live prüft. Wer ein Spezial-System ohne offene API nutzt, koppelt die KI über einen iCal-Feed oder ein zweites Kalenderkonto – der Pilot-Workflow deckt diese Variante ohne Plugin-Entwicklung ab.

Question 9

Wie geht die KI mit Notfall- oder Eskalations-Anrufen um – und wann übergibt sie an einen Menschen?

Accepted Answer

Drei Eskalations-Profile sind pro Branche vorkonfiguriert: Notfall-Profil (Sofort-Routing an die verantwortliche Person mit SMS-Alert), Beschwerde-Profil (Übergabe an den Empfang ohne SMS-Loop) und VIP-Bestandskunde (Direkt-Routing an die zuständige Helferin). Im Pilot-Audit-Log ist die Eskalation für jeden Anruf nachvollziehbar dokumentiert: Status 'eskaliert' statt 'nachgefasst', Zeitstempel der Übergabe und verantwortliche Person. Wer die Regel nachjustieren will, sortiert sie im 30-Minuten-Onboarding-Call – pro Branche, pro Anruf-Volumen, pro Eskalations-Sensibilität.

Question 10

Welche Sprachen erkennt die KI – und wie robust ist die Dialekt-Erkennung im DACH-Markt?

Accepted Answer

Im Auslieferungs-Zustand erkennt die KI Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch. DACH-Dialekte – Bairisch, Schwäbisch, Kölsch, Berlinerisch oder Schweizerdeutsch – werden mit 94 % bis 97 % Erkennungs-Rate verarbeitet, gemessen im laufenden Pilot. Was die KI heute noch nicht robust löst: starker Wiener Dialekt in Kombination mit Fach-Vokabular, sehr leise Anrufer und mehrsprachige Anrufe, die mitten im Satz die Sprache wechseln. In diesen Fällen übergibt die KI nach 90 Sekunden an einen Menschen – ohne den Anrufer in einer Warteschleife zu verlieren.

Question 11

Wie lange dauert das Onboarding – und welche Schritte gehören in die 7 Werktage?

Accepted Answer

Das Onboarding läuft in drei Schritten: erst der 30-Minuten-Onboarding-Call, in dem wir Branche, Anruf-Volumen und die zwei wichtigsten Eskalations-Regeln durchgehen. Dann die Konfiguration inklusive KI-Tonfall, Branchen-Wortschatz und Test-Anrufen mit Ihrer Praxis-Nummer – typischerweise 5 bis 7 Werktage. Am Ende steht die produktive Schaltung: Ihre Nummer läuft auf der KI-Annahme, das Audit-Log startet, und die ersten 30 Tage liefern die Pilot-Kennzahl. Ohne Vor-Ort-Termin, ohne Custom-Setup, ohne separate Vertragsschritte – wir messen den Effekt, bevor Sie entscheiden, ob Sie verlängern.

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